こんにちは〜。ナナシロです。
クライアントワークをおこなっているクリエイターであれば、対面ないしオンラインで打ち合わせをする機会があると思います。
そのとき打ち合わせの内容を議事録として共有しますよね。
ですが、議事録の取り方についてはあまり細かく考えたことがないのではないでしょうか。
議事録って、どんな話をしたかメモしていればOKなんじゃないの？
そう考えているそこのあなた。
実にもったいない！
実は議事録の取り方一つで、クライアントの評価を爆上げできるんです。
さらには、議事録の取り方が上手いクリエイターほど、クライアントとのやりとりに疲弊せず制作に集中することができます。
そこで今回は、ナナシロが実践しているクライアントの心をがっちり掴む議事録の取り方をご紹介します！
1.クライアントに議事録を取らせない
まず、クライアントの議事録を取らせないことが大事です。
できる限りクリエイター側で議事録を書くようにしましょう。
理由はいたってシンプルで、議事録は時間と労力がかかる作業だからです。
相手が忙しいクライアントであるほど、作業を肩代わりしてあげると喜びます。
バッティングしないように、打ち合わせ前にさらっと
今回の打ち合わせの議事録は私の方で取って、後で共有しますね！
と言っておくと良いでしょう。
2.誰の発言かを必ず書く
ただ打ち合わせで話された内容だけを書いていると、
そんなことは言ってない！
と、クライアントに突っぱねられたときに反論する術がありません。
なので、誰が何を言ってどんなリアクションをとったのか、必ず氏名を入れましょう。
（基本中の基本ではありますが！）
議事録には、決めたこと覆されないように言質をとる目的もあるので、発言者名を明示するのはとても重要なことなのです。
発言者名は、発言の後ろに敬称略＆カッコ付けで入れると分かりやすいと思います。
例えば、
デザインは案1でOK。コーディングし始める。（佐藤）
→○月△日の17:00までにTOPページのコーディングをおこない、佐藤部長に確認出し（原田）
→それで問題無し（佐藤）
という感じですね。
3.次にやるべきことを書く
打ち合わせはプロジェクトを進めるためにおこなうものです。
なので、打ち合わせ終了後に
あれ？次って何すればいいんだっけ？
とはならないんですよね。
必ずタスクが明確化されている。
なので、そのタスクをきちんと議事録に書くことが大切です。
ただし大切なのは、自分自身のタスクではなくクライアントのタスクを明確にすること。
クライアントから、
あれ？で、私はどうすればいいんだっけ？
と聞かれたらアウト。
打ち合わせの最後には必ず、
○○さんには、
1.ワイヤーフレームの共有
2.写真素材の有無の確認と報告
3.ロゴデータの共有
をお願いしたいです！
というようにクライアントのタスクを確認し、それを議事録に書いておきましょう。
4.最速で議事録を共有する
議事録はとにかく最速で共有しましょう。
というのも忙しいクライアントの場合、一日に2つも3つも連続して会議が入っている場合があるんですね。
別の会議を挟んでから議事録を見ても、すでに記憶が曖昧になっている可能性があるんですよね。
その状態では、議事録の内容に間違いがないか確認できません。
なので、できるだけ即座に議事録を送り、移動中などでも簡単に内容の確認ができるようにしてあげると喜びます。
理想を言ってしまうと、打ち合わせ終了直後に共有できると最高です。
えっ、終了直後に共有できなくない……？！
いえいえ、そんなことはありません。
確かに話しながらキーを入力するのに不慣れな人だとちょっと難しいと思いますが、打ち合わせ前に書けるものは書いておけば出来ます。
事前に書ける内容というのは例えば、
- 日時
- 参加者
- 議題
- ゴール
といった内容ですね。
ちなみに、これらの内容は事前にアジェンダ（打ち合わせる内容を書き出したもの）にしておくと打ち合わせがスムーズに進むのでGoodです。
何よりも、クライアントの手を煩わせないホスピタリティーの精神が大切です。
5.議事録をきっかけに主導権を握る
個人的にもっともクライアントの評価が爆上がりするポイントが、議事録をきっかけに案件の主導権を握ることだと思います。
議事録を、
- 分かりやすく
- 率先して取り
- 最速で共有する
たったそれだけで、クライアントはあなたを信頼してくれます。
たまに、クライアントに対して下手に出すぎて指示待ちになっているクリエイターがいますが、どんなに横柄なクライアントだとしても主導権を渡さない方が良いです。
確かにクリエイターを小間使いのように扱うクライアントもいます。
ですが、実はクリエイターに対して強い言葉でとやかく言ってくるクライアントは心配性なだけなんです。
なので、クリエイター側がプロフェッショナルであることを見せれば、信頼を置いてくれて何も言ってこなくなるパターンが多々あります。
あれこれ心配されていちいち茶々入れられると制作も進めづらくなるので、僕は
- 事前にアジェンダを作って共有し
- 打ち合わせの進行役を率先しておこない
- 議事録を最速で共有する
という流れで、最初の打ち合わせの段階でプロフェッショナルであることをクライアントにアピールしています。
発注者と受注者という関係上どうしても上下関係が生まれやすいですし、制作に入る頃にはその関係が覆らなくなってしまいます。
だからこそ最初の打ち合わせの議事録で主導権を握って、お互い気持ちが良い形で案件を進めていきましょう。
そうすれば、クライアントの評価が爆上がりすること間違いなしです！